Wie führe ich eigentlich meine Akten richtig?

Im universitären Bereich werden Akten häufig von nicht ausschließlich ausgebildeten Verwaltungspersonal geführt. Oft stellt sich die Frage, wie habe ich eigentlich meine Akten zu führen. Ein guter Anhaltspunkt ist, wenn Sie die Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Kommt Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit gut mit Ihren Akten klar und kann sich schnell in einen Vorgang einarbeiten, ist Ihre Akte gut geführt.

In eine Akte gehören alle wichtigen Schriftstücke, E-Mails und Vermerke über Telefonate und dienstliche Besprechungen. Die Akte sollte den Namen des Institutes der Universität Leipzig (Fakultät, Dezernat, Dienststelle etc.), einen Aktentitel, ein  Aktenzeichen, eventuell eine Bandnummer und Informationen zur Laufzeit haben. Nach Aktenschluss sollten Sie die Aufbewahrungsfrist vermerken.

Wie lange muss ich die Akten bei mir aufbewahren? Erst 10 Jahre nach dem letzten Vorgangsdatum in der Akte können Sie die Ordner dem Universitätsarchiv anbieten.

Begriffe: Ablieferungsliste, Akte, Aktenplan, Archivgut, Glossar

 

 

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