Akte

Wie kommt die Akte ins Archiv? Eine Liste schreiben

Wie kommt die Akte ins Archiv? Eine Liste schreiben

 

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.

Beschriften Sie jeden Aktenordner mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Abgabeliste in die Spalte B:  lfd. Nr.

Die folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte. Ist Ihnen eine Aufbewahrungsfrist bekannt, tragen Sie diese in Spalte E ein. Unter F „abliefernde Stelle“ erscheint der Name Ihrer Einrichtung.

Jetzt verpacken Sie die Ordner in Kartons; auch die Kartons bekommen eine Nummer, die Sie bitte in Spalte A „Karton-Nr.“ in der Abgabeliste ergänzen. Bitte achten Sie darauf: Die Nummerierung der Aktenordner muss mit der Nummer auf der Liste übereinstimmen. Und noch eine Bitte:  Packen Sie in die Kartons nicht mehr als 15 kg, damit sie für den Transport nicht zu schwer sind. Wenn Ihnen Verpackungsmaterial fehlt, fragen Sie bei uns nach. [ Hinweis für abgebende Stelle ]

[Informationen: Wann kommt die Akte ins Archiv?, Glossar, Schutzfrist ]

 

 

 

Universitätsarchiv Leipzig 2016.

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Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Archivierung, Klassisches Archiv
Wann kommt die Akte ins Archiv?

Wann kommt die Akte ins Archiv?

 

 

In Ihrem Schrank stehen Aktenordner, die Sie nicht mehr für das tägliche Geschäft brauchen? Wenn eine Akte seit mehr als 10 Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv. Sie geben den Aktenordner so ab, wie er in Ihrem Regal steht. Sie müssen aus dem Aktenordner nichts ausheften, Büroklammern und Heftnadeln können im Ordner bleiben, auch das Deckblatt schreiben wir für Sie.

 

Begriffe: Aktenplan, Akte, Schutzfristen, Glossar


 

Interessante Informationen:

Wie führe ich meine Akten richtig?

Fragen zur Archivierung

Wer hat Zugang zu meinen Akten


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Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Archivierung
Wie führe ich eigentlich meine Akten richtig?

Wie führe ich eigentlich meine Akten richtig?

Im universitären Bereich werden Akten häufig von nicht ausschließlich ausgebildeten Verwaltungspersonal geführt. Oft stellt sich die Frage, wie habe ich eigentlich meine Akten zu führen. Ein guter Anhaltspunkt ist, wenn Sie die Akten einfach, klar und übersichtlich führen. Kommt Ihre Vertretung im Falle Ihrer Abwesenheit gut mit Ihren Akten klar und kann sich schnell in einen Vorgang einarbeiten, ist Ihre Akte gut geführt.

In eine Akte gehören alle wichtigen Schriftstücke, E-Mails und Vermerke über Telefonate und dienstliche Besprechungen. Die Akte sollte den Namen des Institutes der Universität Leipzig (Fakultät, Dezernat, Dienststelle etc.), einen Aktentitel, ein  Aktenzeichen, eventuell eine Bandnummer und Informationen zur Laufzeit haben. Nach Aktenschluss sollten Sie die Aufbewahrungsfrist vermerken.

Wie lange muss ich die Akten bei mir aufbewahren? Erst 10 Jahre nach dem letzten Vorgangsdatum in der Akte können Sie die Ordner dem Universitätsarchiv anbieten.

Begriffe: Ablieferungsliste, Akte, Aktenplan, Archivgut, Glossar

 

 

Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Archivierung, Fragen und Antworten