Elektronisches Dokumentenführungs- und Archivierungssystem (EDAS)

Nach einer Analyse der in Wissenschaft und Verwaltung an der Universität Leipzig eingesetzten IT-Struktur und Datenverarbeitung, wurde 2010 folgende strategische Orientierung entwickelt (Auszug aus dem Resümee).

“Sowohl durch die Notwendigkeit der Transformation bestimmter Daten als auch durch die Anforderungen an die Zuordenbarkeit von Daten zu ihren Urhebern bzw. Besitzern sowie die Assoziation zwischen Daten ist eine vollautomatische Softwarelösung, wie sie im Desktopbereich häufig zum Einsatz kommt, undenkbar. Aufgrund der Diversifizität der zu archivieren­den Daten ergibt sich der Schluss, dass ein Netzwerk aus spezialisier­ten Lösungen, die auf den jeweiligen Bedarfsfall zugeschnitten sind, einer monolithischen Lösung vorzuziehen ist.

Die damit etablierte Anforderung, benutzergesteuerte bedarfsorientier­te Einzellösungen bereitzustellen, führte außerdem zu der Erkenntnis, dass neben einer technischen Infrastruktur zur Bereitstellung der Archivie­rungsdienste auch ein Beratungsservice etabliert werden muss, um die Einrichtung und Nutzung des Systems auf Ebene der Einrichtungen, Fa­kultäten, Institute etc. zu betreuen, Anforderungen und Änderungen an zu ermitteln und das System entsprechend anzupassen.

Die für das Archivierungskonzept relevanten Aspekte, finden sich auf den Seiten des W3C – ins­besondere sei auf SOAP und WSDL verwiesen.

Für die Universität Leipzig wird EDAS daher eine ser­viceorientierte Architektur entwickeln und gemeinsam mit den beteiligten Partnern umsetzten.”

Digitale Archive scheinen viele Vorteile zu bieten: sie sparen Kosten, Zeit, Lagerplatz und natürliche Ressourcen. Auf der anderen Seiten erfordern sie hohe Anfangsinvestitionen, hoch qualifiziertes Personal, Schulungen für Mitarbeiter und ständige Mittelzuweisungen für Hard- und Software.

Für die Archivare stellt sich besonders das Problem der zukünftigen Lesbarkeit von Daten. Werden IT-Systeme abgeschaltet oder neu strukturiert,gehen in der Regel auch die Daten verloren oder sie müssen unter erheblichen finanziellen Aufwand in neue Formate migriert werden.

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