Digitale Archivierungsstruktur

Archivalische Daten | Universitätsarchiv Leipzig

 

 

Daten sind der Rohstoff des 21. Jahrhunderts.

Archivalische Daten, die für Forscher, Wissenschaftler und Benutzer bereitgestellt werden, dürfen nicht manipuliert, verändert oder verlustig gehen. Das Universitätsarchiv Leipzig als institutionelle Einrichtung sorgt für Rechtssicherheit der Daten: Zuverlässigkeit und Zitierfähigkeit in/für Forschungsprojekte ist gewährleistet. Digitale Quellen aus den Datenbanken des Universitätsarchivs Leipzig sind zuverlässig. Auf die Originaldaten hat das Universitätsarchiv Leipzig den einzig autoritativen Zugriff. Ultimative Referenz für die digitalen Daten in den Datenbanken des Universitätsarchivs Leipzig sind schlussendlich die bewahrten originalen Quellen.

Die originalen Quellen im Universitätsarchiv Leipzig sind ausschließlich Unikate, gleichzeitig bewahrt das Archiv mit den einzelnen Archivalien die Urheberrechte. Mit der Bewahrung der einzigartigen, kostbaren Erinnerungsdokumente, bewahrt das Archiv auch die Rechte (Urheberrechte) des Erschaffers. Eine wichtige, gesetzlich verbriefte Schlüsselkompetenz der Archive ist in dieser Hinsicht die Bewertungskompetenz.

 

 

Literatur  Archivmanagement

Gesetz  Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach §6 Abs. 2 des Sächsischen Datenschutzgesetzes (SächsDSG) 

 

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Universitätsarchiv Leipzig
Prager Strasse 6
04103 Leipzig
Telefon: +49 341 – 9730200
Telefax: +49 341 – 9730219

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Universitätsarchiv Leipzig 2016.

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Elektronisches Dokumentenführungs- und Archivierungssystem (EDAS)

Nach einer Analyse der in Wissenschaft und Verwaltung an der Universität Leipzig eingesetzten IT-Struktur und Datenverarbeitung, wurde 2010 folgende strategische Orientierung entwickelt (Auszug aus dem Resümee).

“Sowohl durch die Notwendigkeit der Transformation bestimmter Daten als auch durch die Anforderungen an die Zuordenbarkeit von Daten zu ihren Urhebern bzw. Besitzern sowie die Assoziation zwischen Daten ist eine vollautomatische Softwarelösung, wie sie im Desktopbereich häufig zum Einsatz kommt, undenkbar. Aufgrund der Diversifizität der zu archivieren­den Daten ergibt sich der Schluss, dass ein Netzwerk aus spezialisier­ten Lösungen, die auf den jeweiligen Bedarfsfall zugeschnitten sind, einer monolithischen Lösung vorzuziehen ist.

Die damit etablierte Anforderung, benutzergesteuerte bedarfsorientier­te Einzellösungen bereitzustellen, führte außerdem zu der Erkenntnis, dass neben einer technischen Infrastruktur zur Bereitstellung der Archivie­rungsdienste auch ein Beratungsservice etabliert werden muss, um die Einrichtung und Nutzung des Systems auf Ebene der Einrichtungen, Fa­kultäten, Institute etc. zu betreuen, Anforderungen und Änderungen an zu ermitteln und das System entsprechend anzupassen.

Die für das Archivierungskonzept relevanten Aspekte, finden sich auf den Seiten des W3C – ins­besondere sei auf SOAP und WSDL verwiesen.

Für die Universität Leipzig wird EDAS daher eine ser­viceorientierte Architektur entwickeln und gemeinsam mit den beteiligten Partnern umsetzten.”

Digitale Archive scheinen viele Vorteile zu bieten: sie sparen Kosten, Zeit, Lagerplatz und natürliche Ressourcen. Auf der anderen Seiten erfordern sie hohe Anfangsinvestitionen, hoch qualifiziertes Personal, Schulungen für Mitarbeiter und ständige Mittelzuweisungen für Hard- und Software.

Für die Archivare stellt sich besonders das Problem der zukünftigen Lesbarkeit von Daten. Werden IT-Systeme abgeschaltet oder neu strukturiert,gehen in der Regel auch die Daten verloren oder sie müssen unter erheblichen finanziellen Aufwand in neue Formate migriert werden.

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Digitaler Speicher für Bachelor- und Masterarbeiten (BacMasS)

Digitaler Speicher für Bachelor- und Masterarbeiten (BacMasS)

Eine Online-Plattform mit einem digitalen Speicher, die es Dekanen, Dekanatsräten und Prüfungsamt-Mitarbeitern ermöglicht, an ihrer Fakultät eingereichte Graduierungsarbeiten in einem elektronischen System zu verwalten. Neben der Aufbewahrung eines digitalen Exemplars für den gesetzlichen Mindestzeitraum, kann das System genutzt werden, um – für die jeweilige Fakultät – gespeicherte Dokumente anhand Ihrer Daten (Studiengang, Betreuer der Arbeit, Abgabedatum, etc.) aufzulisten, spezifische Einträge zu suchen und die zu einem Eintrag assoziierte Datei herunterzuladen oder aus dem System heraus zu versenden.

 

bacmass

Online-Speicher für Graduierungsarbeiten (Bachelor, Master, Promotion)


 

Universitätsarchiv Leipzig 2015/16.

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Digitale Archivierungsstruktur mit dem Elektronischen Virtuellen Archiv (EVA)

Digitale Archivierungsstruktur mit dem Elektronischen Virtuellen Archiv (EVA)

Mit dem Elektronischen Virtuellen Archiv (EVA) besteht für ausgewählte Mitarbeiter der Universität Leipzig die Möglichkeit, wichtige Dateien in einem besonders gesicherten Onlinespeicher abzulegen, sie ständig verfügbar zu halten und zwischen diversen Endgeräten automatisch zu synchronisieren. Das Universitätsarchiv Leipzig kann diese Daten nach ihrer Benutzung ohne Mehraufwand dem Archivierungszyklus hinzuzufügen. Mit EVA entsteht eine einfache digitale Archivierungslösung (nach dem klassischen Prinzip einer Zentralregistratur), bei der die Benutzer selbst entscheiden, welche ihrer Daten für eine Archivierung relevant sind, indem sie sie komfortabel online vorhalten.

 

EVA

Cloud-Speicher zur Synchronisierung von Inhalten zwischen verschiedenen Geräten.

 

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Universitätsarchiv Leipzig 2015/2016.

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Transformation ins Digitale

 

Archivierung digitaler Unterlagen 


Elektronisches virtuelles Archiv EVA 

Mit dem Elektronischen Virtuellen Archiv (EVA) besteht für ausgewählte Mitarbeiter der Universität Leipzig die Möglichkeit, wichtige Dateien in einem besonders gesicherten Onlinespeicher abzulegen, sie ständig verfügbar zu halten und zwischen diversen Endgeräten automatisch zu synchronisieren. Das Universitätsarchiv Leipzig kann diese Daten nach ihrer Benutzung ohne Mehraufwand dem Archivierungszyklus hinzuzufügen. Mit EVA entsteht eine einfache digitale Archivierungslösung (nach dem klassischen Prinzip einer Zentralregistratur), bei der die Benutzer selbst entscheiden, welche ihrer Daten für eine Archivierung relevant sind, indem sie sie komfortabel online vorhalten.


Elektronisches Dokumentenführungs- und Archivierungssystem (EDAS)


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Dokumentationsprofil für Studierendendaten

Dokumentationsprofil für Studierendendaten
Der vorliegende Entwurf für die Arbeitsgruppe Digitale Langzeitarchivierung (AG DLZA) in der Fachgruppe 8 Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) strebt im gegenwärtigen Stadium noch keine abschließende datentechnische Definition, sondern vor allem die Bestimmung der archivwürdigen Inhalte an.
Gleichwohl ist schon in diesem Stadium an datentechnische Aspekte zu denken. Übernommene Daten können bei der Herstellung einer Archivform nicht ohne Weiteres in mehr oder andere logische Segmente aufgeteilt werden, als sie in der Ursprungsform hatten. So ist zum Beispiel eine Zerlegung von in einem Feld zusammengefassten Namensbestandsteilen in Vorname, Nachname, Titel etc. kaum möglich, wenn nicht eine einheitliche Syntax (Trennzeichen) die maschinelle Zerlegung erlaubt. Auch Adressen (Straße, Hausnummer, Adresszusätze wie „Appartment K829“) dürften kaum nachträglich in ihre logischen Segmente zu zerlegen sein. Mit Rücksicht auf die Varianzbreite der Quellsysteme in der Gegenwart und der Zukunft ist eine genau auf bestimmte Verhältnisse abgestellte Lösung wenig sinnvoll. Möglicherweise wird nach der genaueren Betrachtung der Datenstrukturen in den Quellsystemen eine variabel nutzbare Zielstruktur sinnvoll erscheinen. Neben einem allgemeinen Sammler, der wie ein Oberbegriff die unregelmäßig oder in randständiger Weise strukturierten Informationen (z.B. bei Insellösungen neben HIS-Produkten) zusammenfasst, können tiefer strukturierende Segmente zum fakultativen Gebrauch durch eine breite Mehrheit vorgesehen werden. Eine solche Differenzierung kann in einem einheitlichen Recherchesystem wieder aufgehoben werden.
Eine Zusammenführung von Daten aus ursprünglich getrennten Feldern in einem logischen Segment der Archivform ist ohne großen Aufwand möglich. Hier könnte erwogen werden, ob eine universelle Marke für ursprüngliche Feldgrenzen verwendet wird, um die Möglichkeit einer späteren maschinelle Auftrennung für bestimmte Nutzungszwecke offenzuhalten.
Als Zeichensatz für die Archivierungsform sollte UTF-8 verwendet werden.
Datumsangaben sind nach dem absteigenden Prinzip der ISO 8601:2004 beizubehalten oder einzurichten (JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT), weil damit eine maschinelle Sortierung in zeitlicher Folge möglich wird. Eine andersartige Darstellung in Nutzungssystemen wird dadurch nicht verhindert.
Die als Text erstellte Archivform muss auch in Tabellenform darstellbar sein. Die Anzahl der potenziellen Tabellenspalten darf also nicht von Datensatz zu Datensatz variieren. Diese Voraussetzung verbietet eine beliebige Vervielfachung bestimmter Segmente (zum Beispiel bei Namen, Immatrikulationsdaten, Abschlüssen). Gegebenenfalls ist eine Höchstzahl von Ausprägungen zu bestimmten. Bei Nichtgebrauch müssen diese Segmente in der Archivform leer erscheinen.

[In eckigen Klammern stehen Zusätze von Nippert zur Prager Revision]
2
1. Personenstammdaten
1.1 Matrikelnummer
Es können keine Personen identifiziert werden, etwa durch die Zusammenführung von Daten aus mehrfachen Einschreibungen einer Person.
1.2 Nachname / einziger Name
Die einheitliche Einfügung der Namen von Personen mit nur einem Namen (teilweise üblich in Afrika und Südostasien) unter Nachname oder Vorname ist nicht anzuneh-men und eine einheitliche archivische Nachbereitung nicht möglich.
Es muss die Möglichkeit zur sinnvollen Handhabung von Adelsprädikaten („von“, „Freiherr zu“, „Fürstin“) und mehrteiligen Nachnamen („Knorr von Rosenroth“) bestehen.
1.3 Geburtsname und andere frühere Namen
Siehe 1.2.
1.4 Vorname / Vornamen / einziger Name
Siehe 1.2.
1.5 Ordensname / Künstlername / etc
1.6 Geburtsdatum
1.7 Geburtsort
Hier werden spezifizierende Zusätze bis hin zur Kreiszugehörigkeit oder zur Länderzuordnung übernommen.
1.8 Geschlecht
1.9 Familienstand
1.10 Heimatanschrift
1.11 Semesteranschrift
1.12 Staatsbürgerschaft
1.13 Asylberechtigung, Migrationsdaten
1.14 Nachname / einziger Name des gesetzlichen Vertreters
Siehe 1.2.
1.15 Vorname / Vornamen / einziger Name des gesetzlichen Vertreters
Siehe 1.2.
1.16 Anschrift des gesetzlichen Vertreters
Siehe Heimatanschrift.
3
1.17 Religionszugehörigkeit
1.18 Art der Hochschulreife / Vorbildung
1.19 Besuch eines Studienkollegs und sonstiger Einrichtungen zur Vorbereitung ausländischer Studierender
1.20 Herkunftshochschule
1.21 Zielhochschule bei Hochschulwechsel
2. Studienverlauf
2.1 Immatrikulationsdatum
[2.2 Immatrikulationssemester und Fachsemester
Evtl. so: „Wintersemester 1995/96:Fachsemester 5“]
2.3 Exmatrikulationsdatum
2.4 Urlaubssemester, Beurlaubungsgründe
2.4 Studiengang
3. Prüfungen und Abschlüsse
3.1.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 1 (Bachelor)
3.1.2 Name des erworbenen Grads 1 (Bachelor)
3.1.3 Endnote 1
3.1.4 Teilergebnisse 1
3.1.5 Abschlussdatum 1
3.2.1. Name des abgeschlossenen Studiengangs 2
3.2.2 Name des erworbenen Grads 2 (Master)
3.2.3 Endnote 2
3.2.4 Teilergebnisse 2
3.2.5 Abschlussdatum 2 (Master)
3.3.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 3 (Promotion)
3.3.2 Name des erworbenen Grads 3 (Promotion)
4
3.3.3 Endnote 3
3.3.4 Teilergebnisse 3
3.3.5 Abschlussdatum 3 (Promotion)
3.4.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 4 (undefiniert)
3.4.2 Name des erworbenen Grads 4 (undefiniert)
3.4.3 Endnote 4
3.4.4 Teilergebnisse 4
3.4.5 Abschlussdatum 4 (undefiniert)
3.5.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 5 (undefiniert)
3.5.2 Name des erworbenen Grads 5 (undefiniert)
3.5.3 Endnote 5
3.5.4 Teilergebnisse 5
3.5.5 Abschlussdatum 5 (undefiniert)
4. Provenienz
4.1 Abgebende Stelle
4.2 Charakterisierung des Quellsystems

 

 

 


Weitere Informationen: Fachgruppe 7/8 VdA

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