Datenbank

Archivalische Daten | Universitätsarchiv Leipzig

 

 

Daten sind der Rohstoff des 21. Jahrhunderts.

Archivalische Daten, die für Forscher, Wissenschaftler und Benutzer bereitgestellt werden, dürfen nicht manipuliert, verändert oder verlustig gehen. Das Universitätsarchiv Leipzig als institutionelle Einrichtung sorgt für Rechtssicherheit der Daten: Zuverlässigkeit und Zitierfähigkeit in/für Forschungsprojekte ist gewährleistet. Digitale Quellen aus den Datenbanken des Universitätsarchivs Leipzig sind zuverlässig. Auf die Originaldaten hat das Universitätsarchiv Leipzig den einzig autoritativen Zugriff. Ultimative Referenz für die digitalen Daten in den Datenbanken des Universitätsarchivs Leipzig sind schlussendlich die bewahrten originalen Quellen.

Die originalen Quellen im Universitätsarchiv Leipzig sind ausschließlich Unikate, gleichzeitig bewahrt das Archiv mit den einzelnen Archivalien die Urheberrechte. Mit der Bewahrung der einzigartigen, kostbaren Erinnerungsdokumente, bewahrt das Archiv auch die Rechte (Urheberrechte) des Erschaffers. Eine wichtige, gesetzlich verbriefte Schlüsselkompetenz der Archive ist in dieser Hinsicht die Bewertungskompetenz.

 

 

Literatur  Archivmanagement

Gesetz  Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach §6 Abs. 2 des Sächsischen Datenschutzgesetzes (SächsDSG) 

 

Sie haben Fragen? Schreiben Sie uns.

Universitätsarchiv Leipzig
Prager Strasse 6
04103 Leipzig
Telefon: +49 341 – 9730200
Telefax: +49 341 – 9730219

E-Mail: archiv@uni-leipzig.de

 

 

 

Universitätsarchiv Leipzig 2016.

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Transformation ins Digitale

 

Archivierung digitaler Unterlagen 


Elektronisches virtuelles Archiv EVA 

Mit dem Elektronischen Virtuellen Archiv (EVA) besteht für ausgewählte Mitarbeiter der Universität Leipzig die Möglichkeit, wichtige Dateien in einem besonders gesicherten Onlinespeicher abzulegen, sie ständig verfügbar zu halten und zwischen diversen Endgeräten automatisch zu synchronisieren. Das Universitätsarchiv Leipzig kann diese Daten nach ihrer Benutzung ohne Mehraufwand dem Archivierungszyklus hinzuzufügen. Mit EVA entsteht eine einfache digitale Archivierungslösung (nach dem klassischen Prinzip einer Zentralregistratur), bei der die Benutzer selbst entscheiden, welche ihrer Daten für eine Archivierung relevant sind, indem sie sie komfortabel online vorhalten.


Elektronisches Dokumentenführungs- und Archivierungssystem (EDAS)


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Dokumentationsprofil für Studierendendaten

Dokumentationsprofil für Studierendendaten
Der vorliegende Entwurf für die Arbeitsgruppe Digitale Langzeitarchivierung (AG DLZA) in der Fachgruppe 8 Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) strebt im gegenwärtigen Stadium noch keine abschließende datentechnische Definition, sondern vor allem die Bestimmung der archivwürdigen Inhalte an.
Gleichwohl ist schon in diesem Stadium an datentechnische Aspekte zu denken. Übernommene Daten können bei der Herstellung einer Archivform nicht ohne Weiteres in mehr oder andere logische Segmente aufgeteilt werden, als sie in der Ursprungsform hatten. So ist zum Beispiel eine Zerlegung von in einem Feld zusammengefassten Namensbestandsteilen in Vorname, Nachname, Titel etc. kaum möglich, wenn nicht eine einheitliche Syntax (Trennzeichen) die maschinelle Zerlegung erlaubt. Auch Adressen (Straße, Hausnummer, Adresszusätze wie „Appartment K829“) dürften kaum nachträglich in ihre logischen Segmente zu zerlegen sein. Mit Rücksicht auf die Varianzbreite der Quellsysteme in der Gegenwart und der Zukunft ist eine genau auf bestimmte Verhältnisse abgestellte Lösung wenig sinnvoll. Möglicherweise wird nach der genaueren Betrachtung der Datenstrukturen in den Quellsystemen eine variabel nutzbare Zielstruktur sinnvoll erscheinen. Neben einem allgemeinen Sammler, der wie ein Oberbegriff die unregelmäßig oder in randständiger Weise strukturierten Informationen (z.B. bei Insellösungen neben HIS-Produkten) zusammenfasst, können tiefer strukturierende Segmente zum fakultativen Gebrauch durch eine breite Mehrheit vorgesehen werden. Eine solche Differenzierung kann in einem einheitlichen Recherchesystem wieder aufgehoben werden.
Eine Zusammenführung von Daten aus ursprünglich getrennten Feldern in einem logischen Segment der Archivform ist ohne großen Aufwand möglich. Hier könnte erwogen werden, ob eine universelle Marke für ursprüngliche Feldgrenzen verwendet wird, um die Möglichkeit einer späteren maschinelle Auftrennung für bestimmte Nutzungszwecke offenzuhalten.
Als Zeichensatz für die Archivierungsform sollte UTF-8 verwendet werden.
Datumsangaben sind nach dem absteigenden Prinzip der ISO 8601:2004 beizubehalten oder einzurichten (JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT), weil damit eine maschinelle Sortierung in zeitlicher Folge möglich wird. Eine andersartige Darstellung in Nutzungssystemen wird dadurch nicht verhindert.
Die als Text erstellte Archivform muss auch in Tabellenform darstellbar sein. Die Anzahl der potenziellen Tabellenspalten darf also nicht von Datensatz zu Datensatz variieren. Diese Voraussetzung verbietet eine beliebige Vervielfachung bestimmter Segmente (zum Beispiel bei Namen, Immatrikulationsdaten, Abschlüssen). Gegebenenfalls ist eine Höchstzahl von Ausprägungen zu bestimmten. Bei Nichtgebrauch müssen diese Segmente in der Archivform leer erscheinen.

[In eckigen Klammern stehen Zusätze von Nippert zur Prager Revision]
2
1. Personenstammdaten
1.1 Matrikelnummer
Es können keine Personen identifiziert werden, etwa durch die Zusammenführung von Daten aus mehrfachen Einschreibungen einer Person.
1.2 Nachname / einziger Name
Die einheitliche Einfügung der Namen von Personen mit nur einem Namen (teilweise üblich in Afrika und Südostasien) unter Nachname oder Vorname ist nicht anzuneh-men und eine einheitliche archivische Nachbereitung nicht möglich.
Es muss die Möglichkeit zur sinnvollen Handhabung von Adelsprädikaten („von“, „Freiherr zu“, „Fürstin“) und mehrteiligen Nachnamen („Knorr von Rosenroth“) bestehen.
1.3 Geburtsname und andere frühere Namen
Siehe 1.2.
1.4 Vorname / Vornamen / einziger Name
Siehe 1.2.
1.5 Ordensname / Künstlername / etc
1.6 Geburtsdatum
1.7 Geburtsort
Hier werden spezifizierende Zusätze bis hin zur Kreiszugehörigkeit oder zur Länderzuordnung übernommen.
1.8 Geschlecht
1.9 Familienstand
1.10 Heimatanschrift
1.11 Semesteranschrift
1.12 Staatsbürgerschaft
1.13 Asylberechtigung, Migrationsdaten
1.14 Nachname / einziger Name des gesetzlichen Vertreters
Siehe 1.2.
1.15 Vorname / Vornamen / einziger Name des gesetzlichen Vertreters
Siehe 1.2.
1.16 Anschrift des gesetzlichen Vertreters
Siehe Heimatanschrift.
3
1.17 Religionszugehörigkeit
1.18 Art der Hochschulreife / Vorbildung
1.19 Besuch eines Studienkollegs und sonstiger Einrichtungen zur Vorbereitung ausländischer Studierender
1.20 Herkunftshochschule
1.21 Zielhochschule bei Hochschulwechsel
2. Studienverlauf
2.1 Immatrikulationsdatum
[2.2 Immatrikulationssemester und Fachsemester
Evtl. so: „Wintersemester 1995/96:Fachsemester 5“]
2.3 Exmatrikulationsdatum
2.4 Urlaubssemester, Beurlaubungsgründe
2.4 Studiengang
3. Prüfungen und Abschlüsse
3.1.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 1 (Bachelor)
3.1.2 Name des erworbenen Grads 1 (Bachelor)
3.1.3 Endnote 1
3.1.4 Teilergebnisse 1
3.1.5 Abschlussdatum 1
3.2.1. Name des abgeschlossenen Studiengangs 2
3.2.2 Name des erworbenen Grads 2 (Master)
3.2.3 Endnote 2
3.2.4 Teilergebnisse 2
3.2.5 Abschlussdatum 2 (Master)
3.3.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 3 (Promotion)
3.3.2 Name des erworbenen Grads 3 (Promotion)
4
3.3.3 Endnote 3
3.3.4 Teilergebnisse 3
3.3.5 Abschlussdatum 3 (Promotion)
3.4.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 4 (undefiniert)
3.4.2 Name des erworbenen Grads 4 (undefiniert)
3.4.3 Endnote 4
3.4.4 Teilergebnisse 4
3.4.5 Abschlussdatum 4 (undefiniert)
3.5.1 Name des abgeschlossenen Studiengangs 5 (undefiniert)
3.5.2 Name des erworbenen Grads 5 (undefiniert)
3.5.3 Endnote 5
3.5.4 Teilergebnisse 5
3.5.5 Abschlussdatum 5 (undefiniert)
4. Provenienz
4.1 Abgebende Stelle
4.2 Charakterisierung des Quellsystems

 

 

 


Weitere Informationen: Fachgruppe 7/8 VdA

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Digitale Technologie mit erheblicheren Mehrwert für Archivare

 

Das digitale System im Universitätsarchiv Leipzig besteht aus einfachen, modular kombinierbaren Bestandteilen: den Datenbanken, den diversen Webseiten in Intranet bzw. Internet und einer modernen Softwarearchitektur.

Strukturierung von Wissen

Primär bringt die digitale, weil automatisierte Technologie einen erheblichen Mehrwert für die Archivare selbst. Im Anfang stand dabei die Überlegung, dass Fachwissen und Bestandskenntnis nicht in den Kopf des Archivars gehören, sondern in eine Datenbank, in der alle suchen können. Dazu muss das vorhandene Wissen vor allem besser strukturiert werden.

Datenbanksystem im Universitätsarchiv Leipzig

Heute fließen alle archivbezogenen Informationen des Universitätsarchivs Leipzig in einer Datenbank zusammen, es gibt keine individuellen und verborgen liegenden Excel-Listen, keine Übergabelisten in Word, keine separaten Kontaktlisten, keine unbekannten Ordner voll kryptischer Dateien, keine dezentralen Informationssammlungen oder unbekannte Spezialinventare. Aus dieser zentralen und stets aktuellen Datenbank beziehen alle weiterführenden Informations- und Statistiksysteme die nötigen Informationen, die dann graphisch aufbereitet intern oder öffentlich zur Verfügung stehen.


 

Universitätsarchiv Leipzig 2016.

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