Dienstliche Akten

Fragen zur Archivierung

  • In einem Abstellraum lagern alte Geschäftsunterlagen, den genauen Inhalt kenne ich nicht. Was soll ich damit tun?

Bitte nehmen Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt auf; ein Archivar kommt vorbei und hilft Ihnen weiter.


  • In einem Abstellraum lagern alte Geschäftsunterlagen, den genauen Inhalt kenne ich nicht. Was soll ich damit tun?

Bitte nehmen Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt auf; ein Archivar kommt vorbei und hilft Ihnen weiter.


  • Ich möchte zwei Jahrgänge Studentenakten abgeben. Muss ich für jeden Jahrgang eine Abgabeliste ausfüllen?

Nein, Sie brauchen nur eine Abgabeliste auszufüllen. Anhand der unterschiedlichen Einträge in der Spalte „Exmatrikulation“ sind die Jahrgänge jederzeit rekonstruierbar.

 

  • Muss ich die Prüfungsakten jahrgangsweise,  alphabetisch oder nach Fächern geordnet abgeben?

 

Nein, Sie können die Akten natürlich ohne alphabetische Sortierung abgeben. Wichtig ist nur, dass die Aktenreihenfolge identisch ist mit dem Positionseintrag in der Abgabeliste.


  • Muss ich die Personenakten von Nachzüglern gesondert und jeweils mit einer extra Abgabeliste abgeben?

Nein, packen Sie bitte alle Nachzüglerakten zusammen und füllen Sie eine Abgabeliste aus. Oder geben Sie die Nachzüglerakten bei der nächsten regulären Aktenübergabe mit ab.


  • Wie lange muss ich die Akten bei mir aufbewahren?

Erst 10 Jahre nach dem letzten Vorgangsdatum in der Akte können Sie die Ordner dem Universitätsarchiv anbieten.


  • Was soll ich mit Plakaten, Gastgeschenke, Fotoalben oder Medaillen  machen?

Das Universitätsarchiv übernimmt solche Stücke gerne, rufen Sie einfach an, wir helfen weiter.


Kann ich alte Akten  einfach selber wegwerfen?

Besser nicht, denn das ist strafbar: der sogenannter Verwahrungsbruch wird nach dem Strafgesetzbuch (§133) geahndet.


 Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Es gibt dazu sehr unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen (siehe hier), aber fragen Sie lieber in Ihrem Einzelfall beim Universitätsarchiv nach.


Universitätsarchiv Leipzig
Prager Strasse 6
04103 Leipzig
Kontakt
archiv@uni-leipzig.de

Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Archivierung, Dienstliche Akten, Klassisches Archiv
Ablauf der Archivierung | Prüfungsakten

Ablauf der Archivierung | Prüfungsakten

 

1. Vorbereitung der Akten

Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine).

Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen.

Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese mit Name, Vorname und Geburtsdatum der jeweiligen Person

 

2. Eine Liste schreiben

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.

Füllen Sie die Liste aus. Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Exma-Jahrgang, nach Alphabet oder Fach nicht nötig.

 

3. Aktenabgabe mit dem Archiv vereinbaren

Schicken Sie die Abgabeliste auf digitalem Weg ins Archiv. Bitte übertragen Sie die Daten nicht per Email – das ist kein sicherer Transportweg für personenbezogene Daten.

Wenn Sie vom Archiv die Bestätigung bekommen haben, bereiten Sie die Akten für den Transport vor:

 

4. Akten verpacken und transportieren

Schnüren Sie Bündel oder legen Sie die Akten in kleine Kartons, die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer. Ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben Sie und legen es der Sendung bei, am besten in Karton 1.

Und noch eine Bitte:  Packen Sie die Kartons nicht zu voll. Eine Kiste darf nicht mehr als 15 Kilogramm wiegen, damit sie von uns übernommen wird.

Nun vereinbaren Sie mit der Fahrbereitschaft einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Termin der Anlieferung.

 

5. Zum Schluss

Ihre Akten erhalten hier eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.

 

Wer hat Zugang zu den Akten?

Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Unter der Archivsignatur liegt die Akte hier im Magazin und ist jederzeit greifbar – aber natürlich nicht für jeden. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Akten bis 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person gesperrt – es sei denn, sie selbst gibt die Erlaubnis für eine Einsicht.

[wpupg-grid id=”archivierung”]

[wpupg-filter id=”archivierung”]

Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Archivierung, Dienstliche Akten, Klassisches Archiv, Prüfungsakten
Ablauf der Archivierung | Graduierungsakten

Ablauf der Archivierung | Graduierungsakten

Der Platz in Ihrem Schrank für die Promotionsakten, Akten zu Habilitationsverfahren und Ehrenpromotionen wird knapp? Wenn das Verfahren seit mehr als zehn Jahren abgeschlossen ist, wird es Zeit fürs Archiv.

Sie geben die Akte so ab, wie sie in Ihrem Regal steht, Sie müssen nichts ausheften oder in neue Mappen legen, Büroklammern und Heftnadeln können drinbleiben, auch das Deckblatt beschriften wir für Sie.  

 

1. Vorbereitung der Akten

Prüfen Sie die Akten inhaltlich und entfernen Sie das, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist. Ein Hinweis: Dissertationen und Habilschriften sind nicht Bestandteil der Akten.

 

2. Eine Liste schreiben

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.

Füllen Sie die Liste aus und tragen Sie alle Akten ein. Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Jahrgang, nach Alphabet oder Fach nicht nötig.

 

3. Aktenabgabe mit dem Archiv vereinbaren

Schicken Sie die Abgabeliste auf digitalem Weg ins Archiv. Wenn Sie vom Archiv die Bestätigung bekommen haben, bereiten Sie die Akten für den Transport vor:

 

4. Akten verpacken und transportieren

Schnüren Sie Bündel oder legen Sie die Akten in kleine Kartons, die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer. Ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben Sie und legen es der Sendung bei, am besten in Karton 1.

Und noch eine Bitte:  Packen Sie die Kartons nicht zu voll. Eine Kiste darf nicht mehr als 15 Kilogramm wiegen, damit sie von uns übernommen wird. Wenn Ihnen Verpackungsmaterial fehlt, fragen Sie bei uns nach.

Nun vereinbaren Sie mit der Fahrbereitschaft einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Termin der Anlieferung.

 

5. Zum Schluss

Ihre Akten erhalten hier eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.

 

Wer hat Zugang zu den Akten?

Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Unter der Archivsignatur liegt die Akte hier im Magazin und ist jederzeit greifbar – aber natürlich nicht für jeden. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Akten bis 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person gesperrt – es sei denn, die betroffene Person selbst gibt noch zu Lebzeiten die Erlaubnis für eine Einsicht.

[wpupg-grid id=”archivierung”]

[wpupg-filter id=”archivierung”]

Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Archivierung, Dienstliche Akten, Graduierungsakten, Klassisches Archiv
So läuft die Archivierung ab | Personalakten

So läuft die Archivierung ab | Personalakten

 

 

So läuft die Archivierung ab:

1. Vorbereitung der Akten

Bitte prüfen Sie die Akten und entfernen Sie, was für die dauerhafte Aufbewahrung nicht nötig ist (z.B. Krankenscheine).

Entfernen Sie bitte alles  Metall aus den Akten (Büro- und Heftklammern, etc.) sowie eventuelle Plastikhüllen.

Legen Sie jede Akte in eine Mappe (nicht größer als DIN C4) ein und beschriften Sie diese mit Name, Vorname und Geburtsdatum der jeweiligen Person

2. Eine Liste schreiben

Sie bekommen von uns eine digitale Abgabeliste, die Sie hier herunterladen können.

Füllen Sie die Liste aus. Wichtig ist, dass die Reihenfolge der Einträge mit der Reihenfolge der Akten übereinstimmt. Dagegen ist das Sortieren nach Exma-Jahrgang, nach Alphabet oder Fach nicht nötig.

3. Aktenabgabe mit dem Archiv vereinbaren

Schicken Sie die Abgabeliste auf digitalem Weg ins Archiv. Bitte übertragen Sie die Daten nicht per Email – das ist kein sicherer Transportweg für personenbezogene Daten.

Wenn Sie vom Archiv die Bestätigung bekommen haben, bereiten Sie die Akten für den Transport vor:

4. Akten verpacken und transportieren

Schnüren Sie Bündel oder legen Sie die Akten in kleine Kartons, die Bündel oder Kartons bekommen eine fortlaufende Nummer. Ein ausgedrucktes Exemplar der fertigen Abgabeliste unterschreiben Sie und legen es der Sendung bei, am besten in Karton 1.

Und noch eine Bitte:  Packen Sie die Kartons nicht zu voll. Eine Kiste darf nicht mehr als 15 Kilogramm wiegen, damit sie von uns übernommen wird.

Nun vereinbaren Sie mit der Fahrbereitschaft einen Transporttermin und informieren das Archiv über den Termin der Anlieferung.

5. Zum Schluss

Ihre Akten erhalten hier eine Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.

Wer hat Zugang zu den Akten?

Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Unter der Archivsignatur liegt die Akte hier im Magazin und ist jederzeit greifbar – aber natürlich nicht für jeden. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Akten bis 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person gesperrt – es sei denn, sie selbst gibt die Erlaubnis für eine Einsicht.


Universitätsarchiv Leipzig 2016.

[wpupg-grid id=”archivierung”]

[wpupg-filter id=”archivierung”]

 

Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Archivierung, Dienstliche Akten, Klassisches Archiv, Personalunterlagen

Dienstliche Unterlagen

Dienstliche Unterlagen werden bei der Archivierung in juristischen Kategorien geschieden. Personalunterlagen bleiben auf sehr lange Zeit für die öffentliche Benutzung gesperrt, alle Geschäftsunterlagen sind bis 30 Jahre nach der Übergabe gesperrt und digitale Unterlagen verlangen im Gegensatz zum Papier einen anderen, sicheren Übertragungsweg.

 

 

 

 

 

Posted by Universitätsarchiv Leipzig | Archivierung in Akten, Dienstliche Akten, Fragen und Antworten